Praktek dan Kebijakan Ramah Keluarga Terkait Pandemi Covid-19 Milik PT Unilever Indonesia dan PT L’Oréal Indonesia

Jumat, 31 Juli 2021, IBCWE bersama dengan International Labour Organization (ILO) dan United Nation Multi-Partner Trust Funds (UN MPTF) mengadakan kegiatan webinar series episode pertama dengan topik Developing Family-Friendly Policies in Connection with Covid-19 Pandemic.

Berikut ini adalah key takeaways dari sesi berbagi pengalaman PT Unilever Indonesia yang diwakilkan oleh Pak Willy Saelan, HR Directors of PT Unilever Indonesia dan PT L’Oréal Indonesia yang diwakilkan oleh Ibu Yenita Oktora, HR Directors of PT L’Oréal Indonesia.

Banyak sekali yang bisa dipelajari dan kembangkan dari pengalaman-pengalaman mereka.

Apa saja kebijakan ramah keluarga yang dimiliki oleh Unilever Indonesia dan L’Oréal Indonesia?

Unilever Indonesia

Unilever Indonesia sudah memiliki kebijakan-kebijakan yang ramah perempuan dan keluarga jauh sebelum pandemi ini. Pada saat pandemi berlangsung, kita mencoba memahami terlebih dahulu dengan melakukan survey terkait well-being kepada para karyawan (822 karyawan).

Unilever Indonesia menemukan kebutuhan berbeda pada setiap karyawan. Perempuan, termasuk ibu muda atau yang baru berkeluarga, menjadi kelompok yang mendapatkan perhatian utama dalam penerapan kebijakan/peraturan.

Berdasarkan survey, Unilever Indonesia memahami bahwa perempuan bekerja yang sudah memiliki keluarga itu memiliki beban yang lebih berat, terlebih saat pandemi seperti ini. Mereka harus menyiapkan makan dan menyiapkan anak untuk siap bersekolah dari rumah beserta fasilitasnya.

Sehingga, Unilever Indonesia mencoba merumuskan dan memberlakukan peraturan baru yang dikomunikasi ke CEO dan juga semua karyawan.

1. Meeting tidak boleh lebih cepat dari 08.30 pagi karena orang tua harus menyiapkan anak-anaknya.

2. Setiap jam 12.00-13.00, departemen komunikasi memblokir waktu agar tidak ada meeting karena anggota keluarga menuntut ibu rumah tangga untuk makan bersama atau setidaknya menyiapkan makanan.

3. Meeting harus sudah selesai jam 18.00 karena mereka butuh kembali ke keluarga mereka.

4. Memblokir jadwal dalam kalender sebagai waktu untuk fokus minimal satu jam perhari.  Baiknya dijadwalkan dari satu atau dua minggu sebelumnya, sebelum ada jadwal meeting lain.

5. Jumat sore dihimbau untuk tidak memiliki formal meeting karena itu waktunya untuk fokus dan pengembangan.

“Sebelum lebaran, kami sempat mencoba sistem bekerja dari kantor dengan kapasitas sampai 20% dengan izin tertentu dan niatnya adalah untuk wellbeing. Karena kita juga mendengar, terutama untuk pekerja perempuan itu ingin sekali-kali bekerja dari kantor untuk well-being mereka. Bukan untuk meninggalkan keluarga, tapi mereka butuh beberapa saat untuk fokus di pekerjaan,” kata Willy Saelan, HR Director of Unilever Indonesia.

L’Oréal Indonesia

Sebelum pandemi muncul, kita sudah melakukan work from home satu hari sebulan, lalu mulai nambah lagi dua hari sebulan sampai akhirnya satu hari seminggu. Jadi ketika pandemi mulai secara budaya, kebiasaan dan infrastruktur itu sudah terbangun.

Selain itu, kami juga memiliki beberapa kebijakan atau kegiatan yang bisa disesuaikan, seperti:

1. Melakukan employee engagement survey untuk benar-benar mendengarkan pendapat karyawan. Dari survey tersebut juga, L’Oréal Indonesia mencoba mengidentifikasi personanya. Sehingga memudahkan untuk memetakan benefits yang sekiranya dibutuhkan.

2. Memiliki program myFlex yaitu memungkinkan karyawan untuk menyesuaikan rencana benefit mereka selama itu masuk ke dalam payung to care, to protect, to enjoy, to share with the family. Misalnya, untuk karyawan yang sudah berkeluarga bisa dipakai untuk staycation atau kalau suka olahraga bisa untuk beli sepatu.

3. Memiliki Employee Assistance Program bagi karyawan untuk ngobrol sama psikolog melalui telepon, bekerja sama dengan hotline agar karyawan bisa berkomunikasi dengan dokter, tanya seputar rumah sakit, dan juga membuat talkshow bersama dokter dan financial planner sebagai bekal mereka melalui krisis ini.

4. Meskipun tidak 100%, L’Oréal Indonesia mencoba memberikan tunjangan untuk home office setups seperti beli meja kerja, kursi kerja, dan lain sebagainya.

Bagaimana proses perumusan kebijakan atau peraturan dan apa tantangan yang dihadapi?

Unilever Indonesia

“There’s no one size fits all policy,” kata Willy Saelan.

Perlu memastikan kebutuhan setiap karyawan seperti apa agar perusahaan dan karyawan bisa saling mendukung satu sama lain melalui kebijakan atau peraturan yang tepat. Unilever Indonesia melakukan beberapa cara berikut:

1. Melihat kembali kepada konsep perusahaan, apa tujuannya, visinya, dan misinya.

2. Penting juga untuk mendengarkan apa yang benar-benar dibutuhkan oleh karyawan.

3. Setelah itu kita coba gabungkan keduanya.

4. Perlu memastikan bahwa kebijakan dan peraturan itu tidak menyerang kelompok lain. Selalu pastikan ketika merumuskan sesuatu itu kita memahami kemana kita akan pergi, kita periksa bagaimana kita menjalankannya dan menjelaskan kenapa kita melakukan ini.

Karena salah satu tujuan perusahaan adalah pemberdayaan perempuan. Kadang ada pertanyaan “kenapa kok perempuan terus yang didahulukan? Kenapa kok laki-laki enggak?”

Misalnya kalau di Unilever itu perempuan di divisi sales itu dapat mobil tapi dia harus menyetir sendiri (level junior), ketika perempuan ini ada di masa hamil tua, sulit baginya untuk menyetir sendiri dan juga menjadi kurang aman bagi mereka, sehingga Unilever memberikan layanan supir. Ketika ada karyawan laki-laki yang kemudian membandingkan benefit tersebut harus dijelaskan juga keadaannya.

“Women empowerment itu adalah memperempuankan perempuan, bukan membuat perempuan menjadi laki-laki.”

L’Oréal Indonesia

“Mindset yang harus dibangun adalah; when your employees are happy and engaged they will be productive and stay longer in the company.” kata Yenita Oktora.

L’Oréal Indonesia melakukan beberapa cara berikut:

1. Berawal dari mencari tahu apa yang karyawan inginkan dan butuhkan.

2. Merumuskan strategi berdasarkan masukkan dari karyawan

3. Ketika melontarkan ide ke management itu harus selangkah demi selangkah untuk melihat tingkat penolakannya.

4. Jika management sudah setuju dan mau mencoba, cobalah strategi tersebut dalam kurun waktu yang ditentukan. Jika berhasil, kembangkan lagi. Jika tidak, evaluasi.

Bagaimana cara pengelolaan manajemen kinerja yang dilakukan oleh Unilever Indonesia dan L’Oréal Indonesia pada saat ini dan bagaimana ketika awal memulainya?

Unilever Indonesia

1. Adanya kepercayaan di awal kepada karyawan untuk mereka bisa mengatur jadwalnya sendiri.

2. Jika ada karyawan yang harus bekerja lembur, atasannya harus memberikan alasan jelas bahwa karyawan ini memang akan bekerja di luar jam kerja karena kita ada pembatasan yang ketat untuk tidak bekerja melebihi dan menyalahi undang-undang.

3. Memberikan framework di awal seperti target apa yang harus dicapai, target tersebut disepakati bersama, atasan tinggal memeriksa sudah sampai mana progresnya, jika ada hambatan atasan bisa menawarkan bantuan.

4. Membekali leadership skill kepada para pemimpin untuk menghadapi krisis pandemi dengan pelatih. Misalnya Be Present, sebelum memulai meeting, tanya dulu kabar anak buahnya gimana. Be Empathetic, coba memahami keluh, kesah, dan kesulitan dari anggota timnya. Dua pertanyaan yang sering saya tanyakan “how you doing personally?” dan “how you doing professionally?”

5. Leadership skill setiap orang mungkin berbeda tapi framework-nya harus tetap sama.

L’Oréal Indonesia

1. Coba kembali lihat budaya perusahaan. Kalau di L’Oréal itu ada 8 budaya yang coba ditanamkan dalam keseharian. Misalnya Frame and Trust, bagaimana seorang senior atau pemimpin memberikan framework terkait target-target bagi timnya, lalu mereka kasih kepercayaan kepada karyawannya untuk mengerjakannya. Kemudian ada Empowerment, bagaimana senior atau atasan harus memberdayakan karyawan, jangan terlalu micromanage biar mereka bisa memanage pekerjaan mereka sendiri dengan baik. Dari beberapa nilai budaya ini bisa dipakai untuk manajemen kinerja. Lalu lakukan test and learn untuk melihat apakah sudah sesuai atau belum dengan visi dan misi.

2. Memberikan wadah untuk karyawan bisa memberikan tanggapan dan masukkan kepada atasan. Jadi para atasan juga bisa terus berkembang dan menyesuaikan dengan anggota tim.

Untuk mendengarkan sesi ini dengan lebih lengkap, kamu bisa menyaksikan siarannya di Youtube Channel IBCWE. Dan jangan sampai ketinggalan webinar series episode 2 ya!

6 Agustus 2021

Tiara Tri Hapsari